Registro de viajeros en SES.Hospedajes, paso a paso

Antes de empezar

Quién está obligado

El Real Decreto 933/2021 obliga a quien presta hospedaje, de forma profesional o no, y cita expresamente los apartamentos y otros alojamientos turísticos, además de los intermediarios y las plataformas digitales. En la práctica, una vivienda de uso turístico está obligada.

Si trabajas con una gestora o una plataforma: según Interior, cuando intervienen varios intermediarios, está obligado a comunicar quien mantiene la relación contractual directa y final con el cliente. La comunicación también puede hacerla un tercero autorizado por el obligado. Aun así, la responsabilidad recae en los sujetos obligados, así que conviene dejar por escrito quién comunica qué. ¿Alquilas por temporada? Te lo explicamos en vivienda turística o alquiler de temporada.

Paso 1

Date de alta en SES.Hospedajes

1. Identifícate

   Necesitas certificado digital o estar dado de alta en Cl@ve. Para firmar la solicitud, Cl@ve Firma o la aplicación Autofirma.

2. Rellena el formulario

   Elige si te registras como persona o como empresa, completa los datos del titular y añade cada vivienda como un «establecimiento». Como particular se piden tus datos personales y, de la vivienda, la dirección, el número de habitaciones y si tiene conexión a internet; como empresa, los datos de la empresa y de sus establecimientos, incluida la dirección web del anuncio.

3. Firma y registra

   Al terminar recibes las credenciales de acceso a la aplicación y las del envío automático, además de dos códigos que usarás siempre: el código de arrendador y el código de establecimiento.

4. Hazlo a tiempo

   El alta tiene que estar hecha antes de que pasen diez días desde que completas los trámites administrativos de la vivienda y, en todo caso, antes de recibir al primer huésped. Si cambian los datos, hay que actualizarlos.

Paso 2

Qué datos pedir a cada huésped

No pidas copia del DNI. La Agencia Española de Protección de Datos recuerda que no hace falta y que va más allá de los datos exigidos. Basta un formulario con esos datos y comprobar el documento: a la vista si recibes al huésped en persona, o con otros medios de verificación si el check-in es en línea. Interior admite recoger los datos sin presencia física, con cualquier sistema que permita verificar su exactitud.

Paso 3

Comunica la reserva y el parte de viajeros

Hay tres formas de enviar los datos:

• Formulario web en la propia plataforma: vivienda, contrato, titular y viajeros. El número de viajeros que añadas debe coincidir con el indicado en el contrato. Es lo más práctico con pocas reservas.
• Carga masiva con la plantilla XML que ofrece la plataforma.
• Servicio web para que el software de gestión envíe los datos automáticamente. Es lo que usan las gestoras y los sistemas de reservas.

Familias y grupos

Qué pasa con los menores

• Se registra a todos, sin límite de edad. Los datos de los menores de 14 años los facilita el adulto que los acompaña.
• Parentesco: al menos uno de los adultos debe indicar su relación con cada menor (padre, madre, abuelo, hermano…). Si el adulto no es familiar, por ejemplo un profesor o un monitor, se indica la condición que le da la responsabilidad.
• Documento: es obligatorio para los mayores de edad; la fecha de nacimiento se pide a todos.

Lo que está en juego

Sanciones

El incumplimiento se sanciona conforme a la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana. En Aragón, las impone la Delegación del Gobierno.

Las infracciones leves prescriben a los seis meses y las graves, al año.

2025 y 2026

Novedades y dudas abiertas

• Junio de 2025: la Agencia Española de Protección de Datos publicó una nota sobre cómo recoger los datos sin pedir copia del documento.
• Junio de 2026: la Comisión Europea abrió un procedimiento de infracción contra España. Considera excesivos algunos datos, como los de pago, y desproporcionado el plazo de conservación. De momento es una carta de emplazamiento: el Real Decreto sigue en vigor sin cambios.
• La anulación del Registro Único de arrendamientos por el Tribunal Supremo no afecta a SES.Hospedajes: son normas distintas.

Hay situaciones habituales para las que Interior no ha publicado una pauta oficial:

• Qué hacer si un huésped se niega a facilitar sus datos, más allá de recordar que está obligado a hacerlo.
• Si en una llegada sin reserva previa hay que comunicar también la reserva o solo el parte de viajeros.
• Qué comunicar cuando un huésped con reserva no llega a presentarse.

Si prefieres no preocuparte por plazos ni formularios, en Cenarbe nos ocupamos del registro de viajeros de cada reserva, integrado con el check-in, también como servicio independiente.